Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

DE software & control GmbH

Mengkofener Straße 21

84130 Dingolfing

Tel.: +49 (0) 8731 3797-0

E-Mail: info@de-gmbh.com

Datenschutzinformation für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) nach Art. 13 und 14 DSGVO

Der DE software & control GmbH ist der Schutz Ihrer Privatsphäre ein wichtiges Anliegen, das wir sehr ernst nehmen. Deshalb möchten wir Sie wissen lassen, welche Daten wir wann und zu welchem Zweck speichern und verwenden.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Bewerbungsverfahren

Die Speicherung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und die damit verbundene Verarbeitung der Daten dient dazu, eine offene Stelle in unserem Unternehmen zu besetzen.

a) Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung
Wir veröffentlichen auf unserer Homepage sowie auf Stellenportalen Stellenangebote unseres Unternehmens. Sollten Sie sich für ein solches Stellenangebot interessieren, können Sie sich bei uns für dieses konkrete Angebot bewerben. Ihre Bewerbungsdaten werden dann nur für den Bewerbungsprozess für diese konkrete Stelle verwendet und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG verarbeitet. Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, werden Ihre Daten mit einer Frist von vier Monaten nach dem Ende des Bewerbungsprozesses gelöscht.

b) Intiativbewerbung
Es besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Initiativbewerbung, ohne Bezug auf eine konkrete Stellenausschreibung, an unser Unternehmen senden. Diese Bewerbungen werden geprüft. Ihre Bewerbungsdaten werden dann nur für den Bewerbungsprozess verwendet und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG verarbeitet. Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, werden Ihre Daten mit einer Frist von vier Monaten nach dem Ende des Bewerbungsprozesses gelöscht.

Online-Bewerbung

Wir gestalten den Bewerbungsprozess in unserem Haus digital. Daher bieten wir Ihnen auf unserer Website mittels Software die Möglichkeit zur Onlinebewerbung. Die Onlineplattform erreichen Sie über unsere ausgeschriebenen Stellen auf der Website.

Mittels der Plattform können Sie sich direkt auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben oder uns eine Initiativbewerbung zukommen lassen.

Zudem nutzen wir die Software zur internen Verwaltung sowie Bearbeitung der eingegangenen Bewerbungen. Auf diese Bewerberplattform greift ausschließlich die DE software & control GmbH zu.

Die Verarbeitung im Rahmen der Bereitstellung sowie Nutzung einer Online-Bewerbungsplattform stützen wir auf unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse für die Verwendung einer solchen Bewerbungsplattform überwiegt und liegt insbesondere in der raschen, vertraulichen Verarbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen und einem für Sie so einfach wie möglich gestalteten Bewerbungsprozess. Zudem haben Sie durch die Bereitstellung der Software die Chance, sich einfach auf mehrere Stellen zu bewerben.

Erreichen uns Bewerbungen über andere E-Mail Adresse als die Bewerbungen@de-gmbh.com, werden diese an den Fachbereich weitergeleitet.

Für die Bereitstellung der Bewerbungssoftware arbeiten wir mit einem Dienstleister gem. Art. 28 DSGVO im Rahmen einer Auftragsverarbeitung zusammen. Die notwendige Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wurde abgeschlossen.

Bewerberpool

Wenn Sie im Rahmen einer Bewerbung, gleich ob auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ, eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben, gilt dies für die Aufnahme in unserem Bewerberpool und die damit verbundene längere Speicherung Ihrer Unterlagen für bis zu einem Jahr. Erst mit Erteilung Ihrer Einwilligung werden Sie entsprechend mit Ihren an uns übermittelten Daten in unseren Pool aufgenommen.
Der Zugriff zum Bewerberpool erfolgt zu folgendem Zweck: Eine Stelle innerhalb unseres Unternehmens ist zu besetzen. Somit wird das Stellenprofil mit Ihren Daten abgeglichen und Sie werden in den Bewerbungsprozess mitaufgenommen. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Nachweiszwecke

Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, falls dies für ein berechtigtes Interesse erforderlich ist und Ihre Rechte dieses Interesse nicht überwiegen. Dies gilt insbesondere für eine Aufbewahrung ihrer Bewerbungsunterlagen zur Nachweisführung im Falle einer rechtlichen Streitigkeit im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren.

Gesetzliche Verpflichtungen

Eine Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Unternehmen kann auch zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich sein. Ein Beispiel hierfür ist die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Beschreibung der verarbeiteten Daten

Wir speichern und verarbeiten alle Daten, die Sie im Laufe des Bewerbungsprozesses an uns übermitteln. Dazu zählen sowohl die Daten aus Ihren Bewerbungsunterlagen als auch die Informationen, die Sie in einem Telefoninterview oder in einem persönlichen Bewerbungsgespräch an uns übermitteln.
Von der Verarbeitung betroffen sind u.a. Ihre Kontaktdaten wie Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, außerdem alle Daten zu Ihren beruflichen und schulischen Qualifikationen und Abschlüssen.
Außerdem können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO von der Verarbeitung umfasst sein. Dabei kann es sich insbesondere um Daten zum Gesundheitszustand, zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit handeln. Außerdem können übermittelte Bewerbungsfotos personenbezogene Daten enthalten, die von den besonderen Kategorien personenbezogener Daten umfasst sind. So z.B. Informationen über die rassische und ethnische Herkunft und über den Gesundheitszustand. Die Verarbeitung dieser besonderen Daten dient alleine dazu, Ihre Bewerbungsunterlagen zum Zweck der Personalvermittlung verwenden zu können. Unser Unternehmen wird diese besonderen Informationen nicht in die Entscheidungen einbeziehen, außer es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu. Sollten Sie die Verarbeitung dieser Daten nicht wünschen, steht es Ihnen frei neue, um diese Daten bereinigte Bewerbungsunterlagen einzureichen. Dieses Vorgehen hat keine Konsequenzen für die Aussichten Ihrer Bewerbung.

Weitergabe von Daten

1. Datenweitergabe an unser Unternehmen

In einigen Fällen erhalten wir auch Bewerbungsunterlagen sowie sonstige Informationen von Dienstleistern im Bereich Personalbeschaffung. Gegebenenfalls werden wir die darin enthaltenen personenbezogenen Daten auf die hier beschriebene Weise im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses verarbeiten.

2 Datenweitergabe durch unser Unternehmen

Die Weitergabe von Daten durch unser Unternehmen kann zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (z.B. an Behörden, Polizei usw.) erfolgen. Außerdem auf Grund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (z.B. an Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden usw.).

Verpflichtung zur Übermittlung der Daten

Sie sind weder aufgrund gesetzlicher noch vertraglicher Bestimmungen verpflichtet, uns Ihre Daten zu übermitteln. Die Übermittlung Ihrer Daten ist jedoch erforderlich, um für eine zu besetzende Stelle berücksichtigt werden zu können.
Es besteht keine Verpflichtung, die Erlaubnis zur dauerhaften Speicherung zu erteilen. Ohne diese Einwilligung können wir Ihre Daten jedoch nicht über den Bewerbungsprozess für eine konkrete Stelle bzw. Initiativbewerbung hinaus zur Vermittlung berücksichtigen.

Regelfristen zur Löschung personenbezogener Daten

Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen.
Sofern personenbezogene Daten keinen Aufbewahrungsfristen unterliegen, werden sie gelöscht, sobald die genannten Zwecke entfallen sind.
Haben Sie eine Einwilligungserklärung für die Aufnahme in unseren Bewerberpool unterzeichnet, verarbeiten wir Ihre Informationen bis zu Ihrem widerruf, längstens jedoch für max. zwei Jahre.
Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, werden Ihre Daten vier Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses unwiederbringlich anonymisiert.
Werden Sie in unserem Unternehmen angestellt, werden Ihre Bewerbungsunterlagen in die Personalakte übernommen und verbleiben mind. bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen bei Ihren Unterlagen.

Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht in ein Drittland übermittelt. Sollte dies den-noch der Fall sein, ist die Datenübermittlung aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. Kanada), durch Einwilligung, verbindliche Unternehmensrichtlinien (Binding Corporate Rules) oder abgeschlossenen EU-Standarddatenschutzklauseln geregelt.

Auskunftsmöglichkeit

Sie haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen eine Auskunft darüber zu verlangen, ob Sie persönlich betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Hierzu stellt die DE software & control GmbH eine Übersicht über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die jeweiligen Empfänger oder Kategorien von Empfängern sowie eine Kopie der gespeicherten Daten zur Verfügung.

Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, von der DE software & control GmbH zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, insofern keine andere rechtliche Anforderung der Löschung entgegensteht.
Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn

Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten,
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen derer eingeschränkten Nutzung beantragt,
der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt,
Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO einlegen.

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, Ihre abgegebene Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Falle eines Widerrufs kann Ihre Bewerbung jedoch gar nicht mehr oder nicht mehr im vorliegenden Umfang berücksichtigt werden. Nach Ihrem Widerruf erfolgen keine weiteren Vermittlungstätigkeiten. Eine Pflicht zur weiteren Speicherung Ihrer Daten kann sich jedoch aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Art.6 Abs. 1 lit. e und lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen. Die DE software & control GmbH verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die gesetzlichen Bestimmungen verstößt. Die für die DE software & control GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht.

Datenschutzbeauftragte

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte bestellt, die für die DE software & control GmbH gemäß Art. 37 ff DSGVO tätig ist:

Ramona Höfler

aigner business solutions GmbH

Goldener Steig 42

94116 Hutthurm

E-Mail: dsb@de-gmbh.com

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.